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表务系统 - 部门业务与流程协作深度融合推动水表生命周期管理

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一、 什么是水务表务系统,表务管理要解决什么问题?

表务管理系统是管理水表及围绕水表采购、入库、出库、校验、工程项目领用、巡检拆换、周期性校表、报废等相关业务的系统,表务管理不是水表档案管理,也不是单一的水表的出入库,而是涉水表的跨部门业务协作,是水表的全生命周期管理。 “工作邦智慧水务表务系统”,依托于工作邦智慧水务平台,是由很多小的应用组合而来。 为什么要有表务系统,他需要解决水表管理的哪些问题?

  1. 水表分散在各处,不知道有多少 水表在实际使用中,从仓库领用出来后,就进入到了各个业务部门中,部分水司由于管理制度的手段的不健全,出现了无法知道这些被领用的水表 到底有多少被安装使用了,到底还有多少没有用还在各个部门中存放的情况。

  2. 工程领料时才发现物料不全,导致工期延后 水司的工程设计部门针对工程进行预算设计后,会将用料需求给仓储部门,仓储部门收到用料统计表后会对库存物资进行盘点,通过盘点才能知道现有库存中实际有多少物料,这中间就有可能形成数量不足的情况。

  3. 系统缺失更好的数据共享方式,导致偏差 许多水司虽然也使用了一些专业的库存管理系统,并导出EXCEL电子表格给工程用料部门,但当有多个部门同时进行用料申请时也存在偏差。

  4. 系统间缺失实时对接,导致效率低下 还有一些相对专业的水司要求用料部门直接在仓库系统中录入“用料申请单”,当多个部门同时有需求时可以虚拟递减库存物资数量,从而期望达到能有准确的数据,但这些专业库存系统难以与流程审批、通知等办公系统以及工程部门内部的业务系统打通,一些数据还要录入多次,非常繁琐,导致使用效率低下。

  5. 流转为主,部门业务不能有效处理 有些水司为了让各部门的业务充分流转,使用了工作流软件,实现了流程发起,各个节点部门都有参与,领导审批等,但存在的问题是工作流软件一般是通用软件,没有为个部门的业务进行针对性的设计,虽然也有特定的表单,但使用起来并不贴切,很多情况下自己部门的业务还要用Excel.

二、 涉及业务范围及岗位角色

1 有哪些业务模式,各自有什么特点?

表务管理涉及的业务环节比较多,从实际应用角度看,有两种模式:

一是:涉及与抄表收费紧密相关的业务

二是:涉及全表务业务流程的业务

如图:

表务管理涉及的业务环节
图:表务管理的两种模式

  • 模式一,比较适合已有营业抄表收费系统,但是希望加强对表的拆换记录、周期性校验计划以及通过计划生成校表单,水表生产厂家、水表型号等基础类别管理,以及与抄表收费系统融合使用的客户。

  • 模式二:涉及了所有的水表相关业务,从采购开始,经过校验、出入库、安装、通水、开户、拆换、维修、周期性校表、巡检等,因此适用于岗位清晰、工作流程衔接性要求高,希望提高协同办公效率的客户。

2 业务流程、角色与协作工单与业务单据

由于组织架构的不同,每个水司在表务流程上有区别,如:有的水司单独设立了工程安装分公司,进行独立核算;而有的水司水表安装隶属于管网运行部门,因此,在表务流程上并没有标准统一的流程。

某些第三方表务管理系统其实就是一个工作流审批,在工作流基础上通过自定义表单来实现表务管理,但是这种模式在实际应用中会非常不适用,每个业务部门还是期望有自己的业务单据的记录和统计,而不仅仅是一个流转的工单。

表务业务流程、角色与协作工单与业务单据
图:表务管理的流程、角色与协作工单与业务单据

因此,“工作邦智慧水务表务系统”的是按照“流程和工单是自定义的,业务单据是固化的”的思路进行设计。它的特点是:流程和工单用于串联起各个业务部门,业务单据是各个业务部门内部的使用。

部门 岗位 流转工单 业务单据
1 采购 采购员 采购申请单 采购计划单
采购合同
2 仓储 仓管员 采购入库通知单
工程用料计划
新表入库单
新表首检出库单
新表退库单
换表入库单
安装领用出库单
安装领用退库单
旧表检修出库单
旧表检修入库单
调拨单
工程用料缺口单
3 校表 校表员 校表计划单 新表首检单
校表单
4 工程安装 工程设计员 工程合同 工程用料计划
5 管网运行 抄表员 周检清单
巡检记录
欠费停水通知
拆换记录单
拆表单
校验计划单
6 营收 户档管理员 拆换单 户表档案
7 财务 会计 出入库明细表

3 水表生命周期状态机

如何追踪水表的生命周期?

“工作邦智慧水务表务系统” 为每个水表确定一个唯一的表号,以此表号作为水表在整个生命周期的唯一标识,表号不是用户号,也不是表身号,也不是钢印号、铅封号、电子地址码等可变的号。

无论水表是在用还是进行了拆表、复装、过户、维修等容易产生混淆地操作后,在系统中都可以查询到,都可以查询其历史的每个操作。

水表生命周期状态机

关注水表状态,可以做到精确统计当前所有水表的状态分布,可以关联生产厂家进行质量和售后分析。

三、 由哪些应用组成

“工作邦智慧水务表务系统”是建立在“工作邦智慧水务云平台”之上,由采购、仓储、工作流、水表等应用组合而成的面向自来水“表务管理”业务的系统,他不是一个孤立的系统。

表务应用组成

图:表务管理系统由哪些应用组合

应用 简介
1 工作流 包含工作流节点、表单自定义,表单流转引擎,代办/在办/流程监管
2 水表 管理水表档案、相关水表参数、生产厂家等
3 采购 包含采购申请单,采购计划,采购清单
4 仓储 包含入库、出库、期初库存、盘点、调拨、及相关核算报表
5 项目 包含项目工程定义,工程用料计划、工程安装施工等
6 抄表 针对表务管理,包含 拆表、拆换表等
7 校表 包含校验周期、到期水表明细、校表单
8 客户 包含预立户、开户、过户、客户用户水表关联管理等
9 巡检 包含巡检计划、巡检单等

四、 如何解决表务痛点问题

通过分析表务管理中要解决的问题,我们发现其实主要有两类痛点问题:

  1. 数据不能很好的共享,不及时,不友好,不准确

  2. 业务与流程没有分开,也不能很好的合并

针对这两个痛点问题,“工作邦智慧水务表务管理系统”采取以下方法:

    1. 各部门使用统一的平台,包含采购、仓储、工程项目、拆换表等表务涉及的流程环节,各部门的基础数据一致,实时数据一致
    1. 工作流应用负责工单流转、审批,工作流的数据来自于业务单据,最终还会生成业务单据,工作流和业务单据既有合并也有拆分,既能保证流转协作,又能保证各部门业务的独立性
    1. 如果使用了其它第三方的仓储系统,则表务系统可以与第三方系统进行接口

五、 系统价格

基础版 标准版 定制版
应用数 3应用 9应用 自定
支持的客户数 <=10000 <=30000 另议
多组织 × ×
数据库服 50G数据文件 500G数据文件 独享数据库服务集
数据存储 共享空间无限 1T备份空间 另议
web服务 共享Web服务器 Cpu 32核 内存 256G 共享Web服务器 Cpu 不低于32核 内存 不低于256G 共享、独享web服务器或集群
价格 免费 8000元/年 另议
年审费 300元/年 300元/年 300元/年
系统初始化 按需,2000元/次 20000元/账套 另议
手持器 按需 2680元/个 按需 2680元/个 另议
远程服务 按需,2000元/年 按需,3000元/年 另议
合计 300元/年 第一年2.83万/年 后续 8300元/年

六、 综述

“工作邦智慧水务表务系统”,依托于“工作邦智慧水务平台”,通过把平台上的与水表表务相关的多个应用进行拆分组合形成表务专用的系统,因此表务系统可以与如营收系统等紧密融合,信息共享,流程共享,减少了数据重复维护问题,有效的保证了数据的唯一性与正确性,有效的体现了水表生命周期;同时,各部门既可以使用的自身业务专门的应用功能,又能与流程表单、通知无缝打通。

七、 客户评价

领导评价

系统能真正让各个业务部门用起来,串联起来,这很了不起

部门主管

有了这个软件,做项目计划比以前快了一倍

业务人员

以前项目领料都用电子表格,现在系统上都能查询到库存量,非常方便

仓管

很多入库单出库单,我们并不需要录入,从别的单据就可以生成,我们只需要审核确认一下,这个很好

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